疫情嚴重時的遠距IRB會議:PTMS的會議功能介紹

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撰文/陽明交大專案經理 吳虹虹

在疫情的衝擊下,許多日常工作皆受到影響,多數會議也從實體改為視訊方式進行。臨床計畫追蹤與管理系統(Protocol Tracking and Management System, PTMS)除了提供IRB管理計畫內容,也具有自動產生議程的功能。召開審查會議時,開啟PTMS即可瀏覽計畫及相關文件,可以減少工作負荷。以下將進一步介紹PTMS會議功能的使用情境。

PTMS是以角色區分權限,不同角色的畫面與功能皆略有差異。例如承辦人員角色是呈現完整紀錄,與會委員的權限則受到限制。參與會議前,與會委員可先登入系統,切換至「委員會」角色及選擇會議日期,即能瀏覽議程(依審查案類型排序)。「委員會」角色則可看見送審文件,並可透過連結瀏覽委員審查意見(如圖一)。送審文件包含試驗團隊上傳的歷次版本文件,及主持人的回覆內容,以幫助委員快速瞭解案件審查歷程與需討論項目。瀏覽原審委員意見時,系統不顯示委員姓名,且無法下載檔案。

召開會議時,可視情況開啟兩台電腦,一台是會議主席利用委員會角色開啟議程,並透過視訊軟體的共享桌面,方便與會者同步瀏覽,委員也可自行登入系統預先檢閱;另一台則是使用承辦人員角色編輯會議紀錄,儲存後會更新至會議記錄的頁面,可在會議上確認內容是否有誤,也減少IRB行政人員會議後再重複貼上內容的時間。

因IRB會議的表決皆為匿名勾選,目前市面上部分視訊會議軟體,有提供投票等相關功能。可由各單位自行選擇適合之軟體,召開視訊會議時,搭配PTMS使用,不僅輕鬆解決事前的文件及議程準備時間,亦能符合SOP規定。免費的視訊軟體如Google meet,雖不提供投票功能,仍可利用其他的軟體像是slido進行線上投票,完成遠距IRB會議。

不僅是疫情影響,隨著科技發展,線上視訊會議已成為常態。CIMS團隊提供的系統服務,幫助許多單位朝無紙化作業邁進。相較於紙本作業的單位,實施遠距辦公或會議時的難度降低許多。危機就是轉機,若利用疫情造成的不便,引進電子系統加速數位轉型,不但可解決遠距IRB會議的問題,亦可提升IRB的工作效率。

圖一、IRB審查會之議程。各案件已分類(以紅色字顯示),點選最後一欄的圖示即可編輯或閱讀案件內容。

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「臨床資訊產學聯盟(Research and Industrial Consortium of Clinical Informatics, RICCI)」是陽明交通大學的「臨床資訊與管理服務(CIMS)」團隊在國科會資助下成立的聯盟,旨在促進臨床研究與試驗之數位轉型

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